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Işbank: Prozessorientierter Umbau des Anweisungswesens

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783 Dokumente im Anweisungswesen – so lautet die Ausgangslage der Işbank vor dem Entschluss ein prozessorientiertes Organisationshandbuch (OHB) einzuführen. Das Ziel: ein professionelles und leistungsfähiges Prozessmanagement auf Grundlage einer elektronisch geführten Schriftlich fixierten Ordnung (SfO). Zudem soll sowohl die Benutzerfreundlichkeit steigen als auch die Anzahl erfasster Anweisungen sinken und auf tatsächlich benötigte Informationen beschränkt werden.

„Procedera hat unsere Erwartungen mehr als erfüllt. Das Projekt hilft nicht nur, die Prozesse der Bank einheitlich zu gestalten, sondern dient zu besseren Verständnis der eigenen und fremden Prozesse. Durch die systematische und begreifübergreifende Darstellung heben wir Synergien und vermeiden Doppelarbeit.“

Jens Manglkammer, Bereichsleiter Compliance and AML, Işbank AG


Anforderungen zu Projektbeginn

Die Işbank AG ist die deutsche Tochtergesellschaft der 1924 vom türkischen Staatsgründer Atatürk gegründeten Türkiye İş Bankası A.Ş. mit rund 57.000 Mitarbeitern und einem Umsatz von umgerechnet 100 Millionen US-Dollar (2015) steht das Institut, mit ca. 100 Firmen, an der Spitze der größten börsennotierten Unternehmen des Landes. Die Türkiye İş Bankası (TIBAŞ) wurde von „The Banker“ aufgrund der starken finanziellen Leistung und dem innovativen Service-Konzept mit dem Preis „Bank des Jahres in der Türkei" ausgezeichnet. Die TIBAŞnimmt laut „The Banker“ unter den größten 1000 Banken weltweit Platz 96 ein und ist somit die einzige türkische Bank unter den Top 100 Banken weltweit. Seit Jahrzehnten hat die Türkiye İş Bankası A.Ş. als die führende Bank der Türkei die Bedeutung der Präsenz in fremden Märkten erkannt. Die europäischen Aktivitäten der Muttergesellschaft hat die Işbank AG im Jahr 1932 mit der Filiale in Hamburg begonnen. In den Folgejahren wurde ein Netz von Repräsentanzen und Filialen in Deutschland, in den Niederlanden und in der Schweiz errichtet und im Jahr 1992 wurde die İşbank AG als 100%'ige Tochterbank der Türkiye İş Bankası A.Ş. die Aktivitäten der Muttergesellschaft in Europa übernommen.

 Nun stellt die İşbank den europäischen Zweig der Türkiye İş Bankası A.Ş. dar.Eine besondere Herausforderung ergab sich durch die parallele Einführung des neuen Avaloq-Kernbanksystems.

Die Aufgaben im Einzelnen:

  • Nachhaltige Methodeneinführung für Prozessmanagement
  • Vereinfachte Darstellung der schriftlichen Anweisungen
  • Zukunftsfähige Auswahl der technischen OHB-Plattform
  • Effektive Anbindung an das Kernbanksystem Avaloq

Aufräumen im Anweisungswesen

Im September 2015 hat sich die Işbank AG entschieden, das Projekt Umsetzung Organisationshandbuch gemeinsam mit Procedera zu starten. Grundlage der Zusammenarbeit ist ein OHB-Check gewesen, der die wesentlichen Handlungsfelder offengelegt hat:

  1. Die Arbeitsrichtlinien mit teils überbordendem Erläuterungen entschlacken.
  2. Bei bestehenden Richtlinien den Anweisungscharakter stärken.
  3. Zuständigkeiten in Arbeitsabläufen verbindlich klären und dokumentieren.

Durch die prozessorientierte Umstellung der SfO sollen sich zudem Risiken und Kontrollen künftig direkt einzelnen Prozessen zuordnen lassen. Erfolgsentscheidend für dieses Projekt ist eine hohe Akzeptanz in den Fachbereichen gewesen sowie die Bereitschaft, sich aktiv für den Umsetzungserfolg einzusetzen. Das haben die Projektverantwortlichen der Işbank AG unter Leitung von Herrn Deniz Tüzün, Bereichsleiter Corporate Governance, hervorragend geleistet und über alle Abteilungsgrenzen hinweg für die nötige Projektidentifikation gesorgt. Ein maßgeblicher Erfolgsfaktor: Effektive Einbindung der unterschiedlichen Abteilungen.

Beispiel Compliance:

  • Durchführung von Projekt-Workshops für die Prozessaufnahme
  • Entwicklung eines Grundlagendokuments sowie Aufnahme neuer Prozesse
  • Identifikation von Risiken und Kontrollen am Prozessbeispiel
  • Ermittlung künftiger Potentiale beispielsweise für konsolidierte Reports

 „Wir haben sämtliche Einzelschritte des Rechtsabteilungsprozesses in Kleinstteile zerlegt, um diese näher zu beleuchten. Was auf den ersten Blick abstrus erschien, hat uns schließlich geholfen, die Interdependenzen der Abteilungen und Bereiche genau festzulegen.“

Ayşe Doğan, Gruppendirektorin Recht, Işbank AG

Bereits im Vorfeld hat die Işbank für das neue Işbank Handbuch (IHB) Signavio als neue technische Plattform eingeführt. Erste Prozesse hat das Projektteam im Bereich Geldwäsche und Recht für die Abteilung Compliance aufgenommen. Im Zuge dieses Piloten ist ein methodischer Standard für das Gesamthaus entstanden. Wie für Einführungsprojekte dieser Art üblich, hat der Gesamtvorstand das weitere Vorgehen geprüft und auf Basis der bereits erzielten Ergebnisse freigegeben. Alle Prozesse werden zudem vor dem Hintergrund des neuen Kernbanksystems aufgenommen. Auf diese Weise schlägt die Işbank AG zwei Fliegen mit einer Klappe.

 „Das Projekt eröffnet uns eine neue Perspektive, die uns ermöglicht, effizienter und sicherer unsere Aktivitäten auszuüben.“

Atlan Terzioğlu, Gruppendirektor Kreditbetreuung, Sanierung & Abwicklung, Işbank AG

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So unterstützen wir Sie

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Das Organisationshandbuch ist das Gründungsmoment von Procedera: Die Idee ist eine Schriftlich fixierte Ordnung (SfO) – aufgeräumt, schlank, aktuell und regulatorisch sicher. Procedera begleitet Sie Schritt für Schritt bei der Implementierung einer prozessorientierten und anwenderfreundlichen Organisationshandbuch-Lösung.

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Die prozessorientierte Ausrichtung eines Unternehmens erfordert Umdenken. Neben die etablierte Disziplinarverantwortung tritt die Prozessverantwortung. Diese Veränderung bedeutet einen einschneidenden Kulturwandel. Procedera zeigt Ihnen den Weg zum effizienten Prozessmanagement.

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Die Erfüllung der stetig aufwändigeren aufsichtsrechtlichen Anforderungen stellt unter Kostengesichtspunkten und im Hinblick auf die Komplexität der Prozesse eine der größten Herausforderungen für Banken dar. Procedera hilft Ihnen, Regulatorik mit sicheren und schlanken Prozessen korrekt und doch effizient umzusetzen.

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Wählen Sie das richtige Prozessmanagement-Tool

Ein prozessorientiert aufgebautes Organisationshandbuch ist heute Standard in der Bank-Organisation. Dazu gehört ein leistungsstarkes Prozessmanagement-Tool. Procedera bereitet idealerweise auf Basis eines OHB-Check und der nachgelagerten OHB-Konzeption die Auswahl des für Sie passenden Tools vor.

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Veränderung braucht starke Bank-Organisatoren. In der Praxis verschiebt sich das erforderliche Know-how von rein fachlichen Kenntnissen hin zu methodischen Kenntnissen. Deshalb hat Procedera für Sie einen Methodenkoffer zur Vermittlung dieser Kompetenzen entwickelt.

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