Home Erfahrungsberichte OSPA: Prozessorientierte Umstellung des Organisationshandbuchs
bankorganisation, organisationsentwicklung

OSPA: Prozessorientierte Umstellung des Organisationshandbuchs

ospa logo 1

Die Ostseesparkasse Rostock sah sich vor einiger Zeit einem in der Bankenwelt allgegenwärtigen Problem gegenüber: eine über Jahre gewachsene Struktur des Organisationshandbuchs in mehreren technologisch veraltetete Systemen, eine unübersichtliche Gliederung und eine Vielzahl von Dokumenten.

„Procedera hat uns ein ganzheitliches Konzept für das Anweisungswesen geliefert, mit dem wir hochzufrieden sind. Die Prozesse wurden enorm entschlackt und die Anwenderfreundlichkeit ist deutlich verbessert.“

Uta Gaedeke, Sachgebietsleitung Anwendungsbetreuung, OSPA OstseeSparkasse Rostock

 


Prozessorientierung trifft auf Anwenderfreundlichkeit

Mit der Überarbeitung des kompletten Organisationshandbuchs der Ostseesparkasse Rostock setzt das Institut konsequent auf klare Strukturen, moderne Technik und effiziente Prozesse zur Pflege aller Handbücher.

Als regionaler Allfinanzanbieter sah sich die OSPA OstseeSparkasse Rostock mit einer über Jahre gewachsenen Struktur des Organisationshandbuchs in mehreren technologisch veralteten Systemen, einer unübersichtlichen Gliederung und einer Vielzahl von Dokumenten konfrontiert. Hierdurch entstanden erhebliche Aufwände für die Pflege und vor allem für die zeitintensive Suche von Inhalten. Dies galt es zukunftsweisend anzupassen:

Stärkung der Prozessorientierung
Entschlackung der Dokumentenfülle
Anwenderfreundliche Bedienung
Um eine qualifizierte Einschätzung über die inhaltliche Qualität aller OHB-Inhalte und einen vollständigen Überblick über Handlungsbedarfe und Optimierungspotentiale zu erhalten, wurde zunächst ein OHB-Check durchgeführt. Hier erfolgte in nur drei Wochen eine detaillierte Experteneinschätzung zu allen Facetten des OHBs.

Darauf aufbauend wurde eine Konzeptionsphase aufgesetzt. Dabei wurde zunächst eine neue Softwareplattform ausgewählt, wofür die spezifischen Anforderungen der OSPA aufgenommen und bewertet wurden. Die Auswahl fiel im Sinne der Kernforderung nach einer innovativen Lösung im modernen Design auf das Prozessmanagement-Tool Signavio.

Daraufhin erfolgte die vollständige Implementierung der neuen Plattform, die Durchführung der notwendigen Schulungsmaßnahmen und die Abstimmung der Nutzungskonventionen.

Zur Stärkung der Prozessorientierung in der OSPA wurden die zukünftigen Redaktionsstrukturen entwickelt und ein klares Rollenverständnis der beteiligten Mitarbeiter herausgearbeitet. So wurden Redaktionsteams aus den fachlichen Prozessverantwortlichen den Prozessmanagern als „Hüter der Struktur“ und den Prozessbeteiligten je Fachthema gebildet.

Die erarbeiteten neuen Strukturen der Schriftlich fixierten Ordnung (SfO) beinhalten folgende Aspekte:

  • Prozessorientierung
  • Strukturierung komplexer Inhaltszusammenhänge
  • Intuitive Auffindbarkeit von Inhalten, unterstützt durch eine performante Suchfunktionalität
  • Vermeidung von Medienbrüchen
  • Hohe Anwenderfreundlichkeit
  • Reduzierung des Pflegeaufwands
  • Erfüllung der aufsichtsrechtlichen Anforderungen aus den MaRisk
  • Verbesserung der Steuerungsmöglichkeiten des Managements

Nun konnte ein erster Pilot-Themenbereich unter ganzheitlicher Betrachtung aller Prozessbeteiligten exemplarisch abgebildet werden. Nach positiver Abnahme der Ergebnisse der Konzeptions-
und Pilotphase konnte sofort mit der Umsetzungsphase gestartet werden.

So werden sämtliche Inhalte des OHBs prozessorientiert in die neue Struktur überführt. Hierbei wird die OSPA durch Procedera in die Lage versetzt, die damit verbundenen Aufgaben der Moderation und Prozessmodellierung in allen Redaktionsteams sukzessive in Eigenregie durchzuführen.

Bei der Überführung in die neuen Strukturen wird dabei darauf geachtet, Ad Hoc Optimierungsmöglichkeiten sofort zu heben und Anweisungen zu verschlanken. Umfangreichere Optimierungsnotwendigkeiten werden aufgenommen und später nach Beendigung der Umsetzungsphase aufgegriffen.

Durch die Berücksichtigung der Risiken und Kontrollen an den Prozessen wird das interne Kontrollsystem zugleich systematisiert abbildbar.

Eine laufende Qualitätssicherung und ein professionelles Projektmanagement durch Procedera sichern den Projekterfolg im Rahmen eines eng gesetzten Zeitplans.


Download: Erfahrungsbericht OstseeSparkasse Rostock

Wir melden uns gern bei Ihnen.

Hinterlassen Sie uns Ihren Namen und Ihre Rufnummer / E-Mail-Adresse. Wir melden uns umgehend bei Ihnen.

Ich habe die Hinweise zum Datenschutz gelesen und erkläre mich mit Absenden des Formulars mit diesen einverstanden.


Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf


Heydebreck_Ralf_web_NEUES CI

Ralf Heydebreck
Geschäftsleitung

E ralf.heydebreck@procedera.de
T +49 308600822-0
XING-Profil besuchen

So unterstützen wir Sie

Entschlacken Sie Ihr Organisationshandbuch

Das Organisationshandbuch ist das Gründungsmoment von Procedera: Die Idee ist eine Schriftlich fixierte Ordnung (SfO) – aufgeräumt, schlank, aktuell und regulatorisch sicher. Procedera begleitet Sie Schritt für Schritt bei der Implementierung einer prozessorientierten und anwenderfreundlichen Organisationshandbuch-Lösung.

Mehr erfahren

Gestalten Sie Ihr Prozessmanagement effizient

Die prozessorientierte Ausrichtung eines Unternehmens erfordert Umdenken. Neben die etablierte Disziplinarverantwortung tritt die Prozessverantwortung. Diese Veränderung bedeutet einen einschneidenden Kulturwandel. Procedera zeigt Ihnen den Weg zum effizienten Prozessmanagement.

Mehr erfahren

Sichern Sie Ihre Bank regulatorisch ab

Die Erfüllung der stetig aufwändigeren aufsichtsrechtlichen Anforderungen stellt unter Kostengesichtspunkten und im Hinblick auf die Komplexität der Prozesse eine der größten Herausforderungen für Banken dar. Procedera hilft Ihnen, Regulatorik mit sicheren und schlanken Prozessen korrekt und doch effizient umzusetzen.

Mehr erfahren

Wählen Sie das richtige Prozessmanagement-Tool

Ein prozessorientiert aufgebautes Organisationshandbuch ist heute Standard in der Bank-Organisation. Dazu gehört ein leistungsstarkes Prozessmanagement-Tool. Procedera bereitet idealerweise auf Basis eines OHB-Check und der nachgelagerten OHB-Konzeption die Auswahl des für Sie passenden Tools vor.

Laden Sie unseren aktuellen Marktüberblick hier herunter

Mehr erfahren

Reduzieren Sie Ihre Kosten um bis zu 35%

Kostenreduzierung ist in Zeiten geringer Margen und steigender Preisensibilität der Kunden eine beständige Anforderung an das Unternehmen. Procedera deckt mit Ihnen anhand der Analyse Ihrer Prozesse und abgestimmt auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden Kostensenkungspotentiale auf.

Mehr erfahren

Machen Sie Ihre Projekte erfolgreich

Projekte verändern die Bank. Neue Produkte, Prozessoptimierungen, neue IT und die Anpassung an extern vorgegebene Rahmenbedingungen: Procedera zeigt Ihnen, wie man Projekte professionell, ergebnisorientiert, im Zeit- und Budgetrahmen und mit gut ausgebildeten Projektleitern durchführt.

Mehr erfahren

Erfinden Sie Ihre Organisationsabteilung neu

In Zeiten ständigen Veränderungsdrucks setzen viele Banken darauf, Organisationsabteilungen zu einer Inhouse-Beratung umzubauen. Procedera begleitet Sie bei der Entwicklung einer starken Bankorganisation, die als interner Dienstleister organisatorische und prozessuale Veränderungen in der Bank vorantreibt.

Mehr erfahren

Statten Sie Ihr Team mit Methodenkompetenz aus

Veränderung braucht starke Bank-Organisatoren. In der Praxis verschiebt sich das erforderliche Know-how von rein fachlichen Kenntnissen hin zu methodischen Kenntnissen. Deshalb hat Procedera für Sie einen Methodenkoffer zur Vermittlung dieser Kompetenzen entwickelt.

Mehr erfahren